Cách phân bổ chi phí kho, đóng gói và xử lý khi bán Tiki

Trả lời nhanh: Hãy phân bổ chi phí theo nguyên nhân tạo chi phí. Tiền kho nên gắn với không gian và thời gian lưu; vật tư gắn trực tiếp với đơn; công xử lý có thể gồm một phần nền theo đơn và phần tăng thêm theo số lượng hoặc độ phức tạp. Không nên chia đều mọi chi phí cho mọi SKU nếu chúng sử dụng nguồn lực rất khác nhau.

Lưu ý: Đây là phương pháp quản trị nội bộ để ước tính lợi nhuận, không thay thế hướng dẫn kế toán hoặc thuế. Mục tiêu là tránh bỏ sót chi phí khi định giá và đánh giá SKU.

Vì sao lợi nhuận thường bị cao giả

Nhiều shop tính:

Lợi nhuận = tiền thực nhận - giá nhập - quảng cáo

Nhưng hoạt động bán hàng còn dùng:

• kho;
• kệ, thùng và không gian;
• nhân sự nhận đơn;
• thời gian lấy hàng;
• vật tư đóng gói;
• tem nhãn;
• kiểm tra sản phẩm;
• bàn giao;
• xử lý lỗi và hoàn trả.

Nếu các khoản này không được đưa vào từng đơn, sản phẩm có vẻ lãi nhưng toàn shop vẫn thiếu tiền.

Tách chi phí thành ba lớp

Chi phí trực tiếp

Có thể gắn thẳng vào đơn hoặc SKU:

• hộp, túi, băng keo;
• vật liệu chống sốc;
• quà tặng;
• tem riêng;
• công xử lý đặc biệt;
• phí dịch vụ riêng cho một loại hàng.

Nên ghi trực tiếp, không cần phân bổ vòng.

Chi phí chung biến đổi

Tăng theo số đơn hoặc số sản phẩm:

• công lấy và đóng hàng;
• in phiếu;
• vật tư dùng chung;
• kiểm đếm;
• xử lý bàn giao.

Có thể chia theo đơn, số item hoặc thời gian.

Chi phí cố định

Không thay đổi ngay theo từng đơn:

• thuê kho;
• lương quản lý kho;
• phần mềm;
• khấu hao thiết bị nội bộ;
• điện nước nền;
• không gian đóng gói.

Cần chọn tiêu thức phân bổ hợp lý.

Phân bổ tiền kho

Không có một cách duy nhất. Một số tiêu thức:

Theo số lượng sản phẩm

Dễ làm, phù hợp khi hàng tương đối đồng đều.

Chi phí kho/SKU
= tổng tiền kho × tỷ trọng số lượng tồn của SKU

Theo diện tích hoặc thể tích

Phù hợp khi kích thước chênh lệch lớn. Một thùng hàng cồng kềnh không nên chịu chi phí giống một món nhỏ.

Theo ngày lưu kho

Phù hợp để phản ánh hàng quay chậm:

Chi phí lưu kho
= đơn vị không gian × số ngày lưu × đơn giá nội bộ

Theo giá trị tồn kho

Hữu ích khi muốn phản ánh chi phí vốn, nhưng không đại diện chính xác diện tích kho. Có thể dùng riêng cho chi phí vốn, không thay thế hoàn toàn chi phí không gian.

Phân bổ công xử lý

Cách đơn giản:

Chi phí công mỗi đơn
= tổng lương và chi phí nhân sự xử lý / số đơn xử lý

Nhược điểm: đơn một sản phẩm và đơn nhiều sản phẩm bị coi như nhau.

Cách tốt hơn:

Chi phí xử lý đơn
= chi phí nền mỗi đơn
+ chi phí thêm cho mỗi item
+ phụ phí độ phức tạp nếu có

Ví dụ đơn cần kiểm serial, bọc đặc biệt hoặc chèn tài liệu có thể dùng hệ số cao hơn.

Ví dụ giả định phân bổ nhân sự

Ví dụ giả định.

Trong tháng:

• tổng chi phí nhân sự kho: 24.000.000đ;
• 3.000 đơn;
• tổng 4.500 sản phẩm trong các đơn.

Shop chọn:

• 60% chi phí theo đơn;
• 40% theo số item.

Phần theo đơn:

24.000.000 × 60% / 3.000
= 4.800đ/đơn

Phần theo item:

24.000.000 × 40% / 4.500
= 2.133đ/item

Đơn có 1 item:

4.800 + 2.133 = 6.933đ

Đơn có 3 item:

4.800 + (2.133 × 3) = 11.199đ

Cách này phản ánh công việc tốt hơn chia đều 8.000đ cho mọi đơn.

Tính chi phí đóng gói

Lập định mức theo nhóm:

Nhóm hàng	Bao bì chính	Chống sốc	Tem/phụ kiện	Công thêm
Nhỏ, ít vỡ
Trung bình
Dễ vỡ
Cồng kềnh

Dùng giá mua bình quân gần nhất hoặc giá hợp đồng thực tế. Cập nhật khi vật tư thay đổi đáng kể.

Đừng quên tỷ lệ hao hụt:

Chi phí vật tư kỳ vọng
= định mức vật tư × (1 + tỷ lệ hao hụt)

Phân bổ chi phí xử lý hoàn

Chi phí hoàn không nên chỉ đưa vào đơn đã hoàn rồi bỏ qua khi định giá. Có thể phân bổ kỳ vọng:

Chi phí hoàn kỳ vọng mỗi đơn phát sinh
= tỷ lệ hoàn × chi phí trung bình một đơn hoàn

Chi phí một đơn hoàn có thể gồm:

• công nhận và kiểm hàng;
• đóng gói lại;
• giảm giá trị hàng;
• vật tư mất;
• chi phí vận chuyển hoặc khoản không được hoàn;
• thời gian tồn lại.

Bài Đơn hủy, giao thất bại và hoàn hàng Tiki ảnh hưởng lợi nhuận ra sao trình bày chi tiết hơn phần này.

Ví dụ giả định đầy đủ

Ví dụ giả định.

Một SKU có:

• giá nhập: 120.000đ;
• vật tư trực tiếp: 7.000đ;
• công xử lý phân bổ: 8.000đ;
• kho phân bổ: 5.000đ;
• phần mềm và quản lý phân bổ: 3.000đ;
• chi phí hoàn kỳ vọng: 4.000đ.

Giá vốn quản trị dùng để ra quyết định:

120.000 + 7.000 + 8.000 + 5.000 + 3.000 + 4.000
= 147.000đ

Nếu shop chỉ dùng giá nhập 120.000đ, lợi nhuận bị cao hơn thực tế 27.000đ mỗi đơn trong mô hình quản trị này.

Khi nào nên chia nhóm SKU

Chia nhóm nếu có khác biệt lớn về:

• kích thước;
• trọng lượng;
• dễ vỡ;
• số bước kiểm tra;
• số lượng item mỗi đơn;
• vòng quay tồn kho;
• tỷ lệ hoàn;
• yêu cầu bảo quản.

Không cần mỗi SKU một mô hình riêng nếu chi phí gần nhau. Có thể dùng 4–8 nhóm vận hành dễ quản lý.

Kiểm tra ngược với số liệu toàn shop

Sau khi phân bổ, tổng chi phí phân bổ phải gần với tổng chi phí thực của kỳ:

Tổng chi phí đã phân bổ
≈ tổng chi phí kho + nhân sự + vật tư + quản lý thực tế

Nếu lệch lớn:

• có khoản bị bỏ sót;
• phân bổ trùng;
• mẫu số sai;
• dữ liệu số đơn/item chưa đúng;
• có chi phí bất thường cần tách riêng.

Tránh chi tiết giả

Không cần đo từng giây nếu kết quả không làm thay đổi quyết định. Một mô hình tốt nên:

• giải thích được;
• cập nhật được;
• đủ chính xác;
• không tốn công hơn giá trị mang lại.

Bắt đầu đơn giản, sau đó tăng độ chi tiết cho nhóm hàng có biên mỏng hoặc chi phí cao.

Checklist triển khai

• Liệt kê toàn bộ chi phí kho, đóng gói và xử lý.
• Tách trực tiếp, biến đổi và cố định.
• Chọn tiêu thức theo nguyên nhân tạo chi phí.
• Lập định mức vật tư theo nhóm hàng.
• Phân bổ nhân sự theo đơn/item hoặc thời gian.
• Đưa chi phí hoàn kỳ vọng vào phép tính.
• Kiểm tra tổng phân bổ với số thực tế.
• Cập nhật khi giá hoặc sản lượng thay đổi.
• Chỉ tăng độ chi tiết khi cần ra quyết định.

Sau khi có chi phí vận hành mỗi đơn, nhập vào máy tính lời/lỗ bán hàng và đọc lại Cách tính giá vốn thật khi bán Tiki để tránh bỏ sót khoản chi quan trọng.