Cách tính chi phí vận hành thật của một đơn Tiki

Trả lời nhanh: Chi phí vận hành thật của một đơn bằng chi phí trực tiếp theo đơn + chi phí cố định phân bổ + chi phí rủi ro vận hành. Nếu chỉ nhập giá vốn và phí sàn, lợi nhuận thường bị nhìn cao hơn thực tế.

Lưu ý: Chi phí vận hành là dữ liệu nội bộ của shop, không phải biểu phí Tiki. Mỗi shop cần tự đo theo quy trình và sản lượng thực tế.

Tách đúng ba lớp chi phí

Giá vốn

Là chi phí để có sản phẩm sẵn sàng bán, ví dụ giá nhập, vận chuyển đầu vào và hao hụt mua hàng theo quy tắc của shop.

Khoản nền tảng và marketing

Gồm các khoản nền tảng khấu trừ, voucher shop chịu, quảng cáo, KOC hoặc chi phí chương trình liên quan.

Vận hành

Là chi phí để nhận, xử lý, đóng gói, bàn giao, theo dõi và giải quyết vấn đề của đơn.

Không gộp ba lớp vào một con số “phí tổng” vì sẽ khó biết đang lỗ do giá vốn, do marketing hay do quy trình.

Nhóm chi phí vận hành trực tiếp

Các khoản thay đổi gần theo số đơn:

• hộp, túi, băng keo;
• tem, nhãn, giấy in;
• chống sốc;
• quà tặng kèm;
• công picking và đóng gói;
• công kiểm tra sản phẩm;
• công xử lý biến thể;
• chi phí liên hệ hoặc chăm sóc liên quan đơn;
• chi phí xử lý đổi trả;
• vật tư đặc biệt cho hàng dễ vỡ hoặc cồng kềnh.

Cách tốt nhất là đo thời gian và vật tư của một mẫu đơn đại diện thay vì đoán.

Nhóm chi phí cố định cần phân bổ

• lương nhân sự vận hành;
• tiền kho;
• điện, mạng;
• máy in, cân, bàn đóng gói;
• khấu hao thiết bị;
• phần mềm quản lý;
• kế toán và hành chính liên quan;
• chi phí quản lý ca làm;
• phần thời gian chủ shop trực tiếp vận hành.

Công thức cơ bản:

Chi phí cố định phân bổ mỗi đơn
= tổng chi phí cố định của kỳ / số đơn theo mẫu số đã chọn

Điểm quan trọng là mẫu số.

Đơn phát sinh và đơn thành công

Chia theo đơn phát sinh

Chi phí vận hành trên đơn phát sinh
= tổng chi phí vận hành / tổng đơn phải xử lý

Phản ánh tải công việc. Đơn hủy sau khi đã đóng gói vẫn tiêu tốn nguồn lực.

Chia theo đơn thành công

Chi phí vận hành trên đơn thành công
= tổng chi phí vận hành / số đơn tạo doanh thu hoàn tất

Phản ánh số tiền mỗi đơn thành công phải gánh để bù cả hoạt động không tạo doanh thu.

Nên lưu cả hai, không chọn số thấp hơn để làm kết quả đẹp.

Ví dụ giả định

Ví dụ giả định, không phải chi phí chuẩn của shop Tiki.

Trong một tháng:

• 1.200 đơn phát sinh;
• 1.080 đơn thành công;
• lương vận hành: 18.000.000đ;
• kho: 7.000.000đ;
• phần mềm, điện và thiết bị phân bổ: 3.000.000đ;
• vật tư đóng gói: 9.600.000đ;
• công xử lý biến đổi: 4.800.000đ;
• chi phí lỗi và hoàn kỳ vọng: 3.600.000đ.

Tổng:

18.000.000 + 7.000.000 + 3.000.000
+ 9.600.000 + 4.800.000 + 3.600.000
= 46.000.000đ

Theo đơn phát sinh:

46.000.000 / 1.200
≈ 38.333đ/đơn

Theo đơn thành công:

46.000.000 / 1.080
≈ 42.593đ/đơn thành công

Nếu calculator chỉ nhập 20.000đ vận hành, lợi nhuận đang bị đánh giá cao hơn khoảng 22.593đ trên mỗi đơn thành công trong ví dụ.

Đo công lao động thay vì gán tùy ý

Có thể tính:

Chi phí công một đơn
= thời gian xử lý trung bình × chi phí một phút lao động

Ví dụ giả định:

• tổng chi phí nhân sự của ca: 12.000.000đ;
• tổng phút làm việc hữu ích trong kỳ: 24.000 phút;
• chi phí một phút: 500đ;
• đơn A mất 6 phút;
• đơn B mất 15 phút.

Đơn A: 6 × 500 = 3.000đ
Đơn B: 15 × 500 = 7.500đ

Dùng một mức chung sẽ làm SKU đơn giản gánh quá nhiều hoặc SKU phức tạp bị tính thiếu.

Phân loại SKU theo độ phức tạp

Có thể chia:

• chuẩn: một sản phẩm, đóng gói đơn giản;
• nhiều biến thể: cần kiểm tra kỹ;
• dễ vỡ: thêm vật tư và thời gian;
• cồng kềnh: xử lý và lưu kho cao;
• combo: picking nhiều dòng;
• giá trị cao: thêm bước kiểm tra và bằng chứng.

Sau đó gán hệ số nội bộ dựa trên thời gian đo được. Hệ số phải đến từ quan sát của shop, không phải benchmark chung.

Chi phí rủi ro vận hành

Tính theo kỳ vọng:

Chi phí lỗi kỳ vọng mỗi đơn
= tỷ lệ lỗi × chi phí trung bình một lỗi

Lỗi có thể gồm:

• sai sản phẩm;
• thiếu phụ kiện;
• hư hỏng do đóng gói;
• hết hàng sau khi nhận đơn;
• xử lý trễ;
• mất hoặc thất lạc nội bộ;
• hoàn hàng phải kiểm tra lại.

Nếu lỗi do một SKU cụ thể, nên phân bổ cho SKU đó thay vì chia đều toàn shop.

Tránh tính hai lần

Các lỗi thường gặp:

Vật tư đã nằm trong giá vốn nhưng lại cộng lần nữa

Chọn một nơi ghi và giữ nhất quán.

Lương kho vừa nằm trong chi phí cố định vừa cộng công theo đơn

Nếu dùng phương pháp thời gian, cần xác định phần nào đã được phân bổ.

Chi phí hoàn nằm cả trong rủi ro hoàn hàng và vận hành

Tách:

• thiệt hại tài chính của đơn hoàn;
• công nhân sự xử lý hoàn;
• vật tư hoặc kiểm định lại.

Tiền quảng cáo bị đưa vào vận hành

Ads là marketing, cần tách để tính CPA và room ngân sách.

Phân bổ khi bán nhiều kênh

Nếu cùng kho và nhân sự xử lý nhiều sàn:

• chi phí trực tiếp gắn thẳng cho kênh;
• chi phí chung phân bổ theo số đơn, phút xử lý hoặc tiêu thức hợp lý;
• không chia đều nếu độ phức tạp khác nhau;
• kiểm tra tổng phân bổ phải bằng tổng chi phí thực.

Có thể dùng:

Chi phí chung của Tiki
= tổng chi phí chung × tỷ trọng phút xử lý đơn Tiki

Cách này thường hợp lý hơn chỉ dùng tỷ trọng doanh thu.

Cập nhật theo sản lượng

Chi phí mỗi đơn thay đổi khi:

• sản lượng tăng hoặc giảm;
• thêm ca làm;
• chuyển kho;
• đổi vật tư;
• tự động hóa;
• tỷ lệ lỗi thay đổi;
• chương trình khuyến mãi tạo đỉnh đơn ngắn hạn.

Khi sản lượng tăng, chi phí cố định trên đơn có thể giảm nhưng biến phí hoặc làm thêm giờ có thể tăng. Không giả định “bán nhiều chắc chắn rẻ hơn”.

Dùng kết quả để đặt giá

Sau khi có chi phí vận hành thật:

Giá bán mục tiêu
phải bù:
giá vốn
+ khoản nền tảng
+ voucher
+ ads/KOC
+ vận hành thật
+ rủi ro
+ lợi nhuận mục tiêu

Nếu giá thị trường không chịu được mức này, shop cần thay đổi nguồn hàng, quy trình, cấu trúc sản phẩm hoặc kỳ vọng lợi nhuận; không nên xóa chi phí khỏi phép tính.

Checklist thu thập hàng tháng

• Tổng đơn phát sinh và thành công.
• Tổng giờ công vận hành.
• Lương và phần quản lý liên quan.
• Kho, điện, phần mềm và thiết bị.
• Vật tư theo đơn.
• Chi phí xử lý lỗi và hoàn.
• Thời gian theo nhóm SKU.
• Phân bổ giữa các kênh.
• Kiểm tra khoản bị tính hai lần.
• Cập nhật calculator và giá bán.

Đọc thêm cách phân bổ chi phí kho, đóng gói và xử lý khi bán Tiki để chọn tiêu thức phân bổ. Sau đó nhập chi phí mới vào máy tính lời/lỗ bán hàng và dùng công cụ tính giá bán mục tiêu nếu cần điều chỉnh giá.