Cách tính chi phí vận hành khi bán nhiều sàn

Trả lời nhanh: Khi bán nhiều sàn, chi phí vận hành phải được đưa về mỗi đơn hoặc mỗi SKU. Nếu chỉ tính phí sàn mà quên đóng gói, nhân sự, phần mềm, xử lý đổi trả và quản lý tồn kho, lợi nhuận sẽ bị đẹp hơn thực tế.

Lưu ý dữ liệu: Chi phí vận hành thường đến từ số liệu nội bộ của shop. Hãy nhập theo giả định rõ ràng, kiểm tra lại sau một giai đoạn bán thật và không xem kết quả là số kế toán cuối cùng.

Chi phí vận hành là gì

Chi phí vận hành là phần không nằm trực tiếp trong giá vốn sản phẩm nhưng vẫn cần để bán được đơn. Khi bán một sàn, bạn có thể bỏ qua vì quy mô nhỏ. Khi bán nhiều sàn, khoản này bắt đầu đáng kể.

Các nhóm phổ biến:

• đóng gói, tem, thùng, vật tư;
• nhân sự xử lý đơn và chăm sóc khách;
• phần mềm quản lý tồn kho/đơn hàng;
• thời gian đăng sản phẩm và cập nhật giá;
• xử lý đổi trả, khiếu nại;
• kiểm tra bảng kê;
• sai lệch tồn kho, hủy đơn, giao lại.

Nếu không phân bổ, bạn có thể nghĩ sàn mới đang lời nhưng thực tế chỉ đang dùng miễn phí thời gian của đội vận hành.

Vì sao chi phí vận hành ảnh hưởng lợi nhuận đa sàn

Bán nhiều sàn làm số việc tăng không tuyến tính. Một sản phẩm có thể cần:

• nhiều bộ ảnh hoặc mô tả khác nhau;
• nhiều lịch chương trình;
• nhiều mức giá;
• nhiều bảng tồn kho;
• nhiều loại báo cáo;
• nhiều quy trình đổi trả.

Nếu mỗi đơn chỉ lời 20.000đ nhưng mất thêm 10.000đ chi phí vận hành phân bổ, biên đã giảm một nửa.

Các biến vận hành nên phân bổ theo từng sàn

Hãy tách chi phí vận hành thành hai loại.

Chi phí biến đổi theo đơn

• vật tư đóng gói;
• công đóng gói;
• phí xử lý nội bộ;
• chi phí in ấn;
• chi phí xử lý đổi trả trung bình.

Các khoản này nên nhập trực tiếp vào mỗi đơn.

Chi phí cố định phân bổ

• phần mềm;
• nhân sự;
• kho;
• thiết bị;
• quản lý nội dung;
• thời gian kiểm tra bảng kê.

Có thể phân bổ theo số đơn hoặc theo nhóm SKU. Không cần quá phức tạp ban đầu, nhưng phải có một con số để không bỏ trống.

Ví dụ phân bổ chi phí vận hành cho một đơn

Ví dụ minh họa.

Một shop bán 1.000 đơn/tháng trên nhiều sàn. Chi phí vận hành tháng:

• phần mềm: 1.000.000đ;
• nhân sự xử lý đơn: 6.000.000đ;
• vật tư đóng gói trung bình: 4.000đ/đơn;
• chi phí xử lý đổi trả bình quân: 2.000đ/đơn.

Chi phí cố định phân bổ:

(1.000.000 + 6.000.000) / 1.000 = 7.000đ/đơn

Tổng vận hành mỗi đơn:

7.000 + 4.000 + 2.000 = 13.000đ/đơn

Nếu trước đó shop không tính 13.000đ này, lợi nhuận mỗi đơn đang bị cao hơn thực tế.

Những lỗi làm chi phí vận hành bị thấp giả

• không tính công của chính chủ shop;
• chỉ tính vật tư, quên phần mềm và nhân sự;
• phân bổ chi phí cố định quá lạc quan;
• không tách chi phí phát sinh khi mở thêm sàn;
• dùng số đơn tháng cao điểm để phân bổ cho tháng thấp điểm;
• quên chi phí đổi trả và hủy đơn.

Ba cách phân bổ nên dùng tùy loại chi phí

Không nên lấy một tiêu thức duy nhất cho mọi khoản:

• chi phí đóng gói và xử lý thường đi theo số đơn;
• phí phần mềm có thể chia theo số kênh hoặc số đơn sử dụng;
• công quản lý nội dung có thể chia theo số giờ thực tế;
• kho và nhân sự chung có thể phân bổ theo sản lượng hoặc doanh thu.

Khi mở kênh mới, hãy chạy ít nhất ba kịch bản sản lượng. Chi phí cố định 7 triệu đồng/tháng tương đương 7.000đ mỗi đơn ở 1.000 đơn, nhưng sẽ thành 14.000đ mỗi đơn nếu chỉ có 500 đơn. Đây là lý do giai đoạn đầu của một sàn mới thường có chi phí mỗi đơn cao hơn dự kiến.

Đưa chi phí vận hành vào phép so đa sàn

Dùng hub so sánh sàn để xác định các kênh cần so, sau đó nhập chi phí vận hành trên mỗi đơn vào máy tính lời/lỗ đa kênh. Với chi phí cố định, hãy tự phân bổ theo kịch bản sản lượng trước khi nhập.

Hành động sau khi có kết quả

1. Tách chi phí cố định và chi phí theo đơn.
2. Chọn tiêu thức phân bổ phù hợp cho từng khoản.
3. Chạy kịch bản sản lượng thấp, cơ sở và cao.
4. So phần chi phí tăng thêm của từng sàn.
5. Cập nhật lại sau một chu kỳ vận hành thực tế.

Đây là dữ liệu nội bộ của shop, không phải phí chính sách sàn. Xem phương pháp tính để giữ cách phân bổ nhất quán.